Voici 5 recommandations pour éviter des honoraires supplémentaires d’audit ou d’examen :

1. Soyez proactifs
   • Passez en revue votre balance de vérification et assurez vous, par exemple, que:
     • la conciliation bancaire balance avec le solde aux livres;
     • le total des auxiliaires de comptes clients et de comptes fournisseurs est égal aux soldes des comptes de la BV;
     • les frais payés d’avance sont payés;
     • la dépense d’amortissement a été comptabilisée adéquatement;
     • les revenus et les apports reportés sont justifiés;
     • etc.
   • Préparez un dossier pour l’exercice courant dans lequel vous mettrez au fur et à mesure:
     • les procès-verbaux;
     • les factures des biens capitalisables;
     • les contrats signés;
     • les avis de cotisations reçus;
     • etc.
   • Comparer vos données financières avec l’an dernier et assurez vous d’avoir des explications détaillées et chiffrées pour les différentes variations, par exemple, l’augmentation des frais de déplacements de 5 000$, soit 25 % de plus que l’an dernier, peut s’expliquer comme suit :
     • Deux nouvelles dépenses cette année expliquent une augmentation de 5 300 $, soit :
       • Billet d’avion pour Paris pour aller à un forum de discussion, 2 500 $;
       • Location d’autobus pour faire une activité de groupe avec les employés, 2 800 $ ;
     • Une dépense de 300 $ effectuée durant l’exercice précédent n’a pas eu lieu cette année car l’évènement a été annulé:
       • Allocation de kilométrage pour aller à Québec pour représenter la compagnie, moins 300 $.
2. Soyez prêts
   • À chaque année, vos auditeurs vous envoient une liste de documents à préparer pour la réalisation du mandat.
     • Assurez vous d’avoir tous les documents demandés avant leur arrivée.
   • Il est préférable et plus efficient de reporter la date du mandat jusqu’à ce que tous les documents soient prêts.
3. Soyez disponibles
   • Comme la date du mandat est fixée d’avance, assurez vous d’être disponible pour les auditeurs lorsqu’ils sont dans vos locaux, par exemple :
     • Déléguer certaines tâches que vous devez faire;
     • Libérer votre calendrier des réunions et rendez-vous;
4. Soyez collaboratifs
   • Durant le mandat, les auditeurs posent de nombreuses questions et il arrive souvent qu’ils demandent des documents supplémentaires. Toutes les demandes qui vous sont adressées répondent à une exigence de documentation dans le dossier des auditeurs. Il est donc essentiel que les réponses et documents soient fournis et ce le plus rapidement possible afin que l’échéance d’exécution du mandat soit respectée.
5. Soyez communicatifs
   • Avec vos employés
     • Le mandat de certification sollicite la participation des employés du service financier de la société. Il est important que ces derniers soient mis au courant de tous les contrats, engagements, opérations et actions concrétisés par l’organisation afin que ces éléments soient représentés adéquatement aux états financiers.
   • Avec vos administrateurs
     • Durant le mandat, les auditeurs doivent communiquer avec le conseil d’administration, il est donc primordial que les administrateurs soient au courant de tous les éléments importants qui peuvent avoir une incidence sur les états financiers. Par exemple :
       • l’obtention d’un don affecté qui ne peut être comptabilisé comme revenu à l’encaissement,
       • la signature d’un contrat de location acquisition versus exploitation,
       •  la comptabilisation des revenus par rapport à l’avancement des travaux,
       • l’application des règles fiscales complexes,
       • etc.
     • Les communications préétablies entre la direction et les administrateurs pourraient épargner de nombreuses heures supplémentaires aux auditeurs en explications et validation.
   • Avec vos auditeurs
     • Les auditeurs peuvent facturer des heures supplémentaires lorsqu’ils doivent effectuer des retraitements comptables et/ou corrections aux états financiers. Une des pratiques à adopter pour éviter ces honoraires est de consulter au besoin vos auditeurs notamment vous avez:
       • un nouveau contrat ou un nouveau projet,
       • une diversification de vos activités,
       • une acquisition importante d’immobilisations, etc.
     •  Ils pourront alors vous conseiller et vous expliquer les incidences comptables et fiscales. Ainsi, vous éviterez les surprises de fin d’année.